Handleiding sessie organiseren

Aanmelden
Bij Beeldoverleg spreek je elkaar in virtuele kamers, die noemen we sessies. Om een sessie te kunnen organiseren heb je een account nodig. Wanneer je nog geen account hebt kun je je aanmelden via de website. Na aanmelding en activering van je account kun je door in te loggen met je gebruikersnaam en wachtwoord direct sessies plannen.

Je kunt als organisator werken met een laptop/pc of mobiel apparaat zoals een smartphone of tablet. Werk je op een laptop of pc? Ga dan verder bij “een sessie organiseren” hieronder. Werk je op een mobiel apparaat? Dan moet je de eerste keer de app Jitsi Meet installeren. Hoe je dat doet lees je hieronder.

App installeren
Ga op je mobiele apparaat naar de download pagina en download de app.
Open na het installeren de app en ga naar instellingen (linksboven op de streepjes klikken). Vul je eigen gegevens en de server-URL in.

Ga verder om een sessie te organiseren.

Een sessie organiseren

Je kunt een gesprek organiseren door een sessie met een unieke naam te genereren. Dit doe je door op de pagina “Mijn Beeldoverleg” te klikken op de knop “sessie plannen”.
Op de pagina “sessie plannen” heb je verschillende mogelijkheden om de sessienaam te genereren en te versturen.
Als je een sessienaam gegenereerd hebt kun je vooraf een link met deze naam naar de deelnemer sturen, bijvoorbeeld in een bevestigingsmail met tijd en datum van de afspraak. Deelnemers kunnen door op deze link te klikken aan de sessie deelnemen, ze hoeven zich niet te registreren. (wanneer een deelnemer met een mobiel apparaat deel wil nemen wordt de eerste keer gevraagd een app te downloaden. Hier wordt automatisch om gevraagd bij het aanklikken van de link).
Wanneer je een sessie met meer deelnemers organiseert, kun je de link naar alle deelnemers sturen. Iedereen doet mee met dezelfde sessienaam.

De naam kun je eventueel ook zelf bedenken maar vanwege de veiligheid adviseren we om gebruik te maken van de sessienaamgenerator die Beeldoverleg biedt.

Wil je zelf een naam kiezen, zorg dan dat deze lang en uniek is, bijvoorbeeld dor een zin te formuleren. Zorg dat in deze naam geen patroon zit (dus bijv. niet steeds ‘je eigen naam-datum-tijdstip’). Als dit patroon er in zit kunnen sessies makkelijk geraden worden.

Voorzichtig met namen
Alle overlegruimtes bestaan alleen tijdens een overleg/sessie, ze verlopen niet en de verbinding wordt niet automatisch verbroken. Ze worden aangemaakt wanneer de eerste deelnemer een sessie start en alles wordt verwijderd wanneer de laatste deelnemer de sessie verlaat. Een belangrijk voordeel bij dit systeem is dat er geen bestaande ruimtes zijn waar potentiële hackers naar kunnen zoeken om vervolgens bij sessies binnen te kunnen dringen.

We willen benadrukken dat het belangrijk is dat je voorzichtig bent met het delen van een sessienaam die je gegenereerd of gemaakt hebt en deze alleen stuurt aan de deelnemers van de sessie. Stuur de sessienaam niet naar mensen die je niet in je sessie wilt uitnodigen en maak de sessienaam ook niet op een andere manier bekend. Vraag ook de deelnemers de sessienaam niet verder te verspreiden. Dit voorkomt dat mensen onbedoeld aan een sessie kunnen deelnemen.

Sessie starten

Log in bij Beeldoverleg.
Ga op de afgesproken tijd naar de sessie door op de link te klikken.
Bevestig dat je de organisator bent door je inlognaam en het wachtwoord in te voeren.
Als je gesprekspartner eerder aanwezig is dan jij als organisator, ziet hij/zij een melding om nog even te wachten.

Als de host vroegtijdig de sessie verlaat wordt automatisch de achterblijvende partij de host.